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(letzte Aktualisierung: 15.2.2014)
Einige Fragen, mit denen wir uns immer wieder konfrontiert sehen:Ist die n+1 Datenbar mandantenfähig ?
Ja. In den Voreinstellungen können bis zu 12 verschiedene Logos und Adressaten eingetragen werden. Beim Eingeben von Adressen können Sie diese markieren und so einem oder mehreren Mandanten zuorden. Briefe und Rechnungen werden zwangsläufig einem bestimmten Mandanten zugeordnet und mit dessen Logo und Fusszeile ausgedruckt.
Auch beim Ausgeben von Daten z.B. in Listenform und beim Erstellen von Rundbriefen, Lieferscheinen, Übermittlungszetteln können die Mandanten eingestellt werden, so dass ausgegebene Daten zusammen mit dem Mandantenlogo ausgedruckt oder mit den entsprechenden Formaten exportiert werden können. Eine weitere interne Trennung findet jedoch nicht statt. Die BenützerInnen, so sie über die entsprechende Berechtigung verfügen, haben immer Einsicht in die Daten aller Mandanten.
Wie erreicht man eine einheitliche Schreibweise von Adressen?
Jeder Datensatz der Datei PERSON ist im Hintergrund in 4 verschiedene Bereiche aufgeteilt: Im Zentrum steht die Funktion des betreffenden Menschen. An diese Funktion können nun beliebige Bausteine für Institutionen, Personen und Adressen "angebunden" werden.
Wie erfolgt die Bearbeitung von Adressen mit Doppelnamen?
Jedem Datensatz aus der Datei PERSON kann die Person eines anderen Datensatzes als Zweitperson zugeordnet werden. Dies erlaubt das Erstellen von Adressen oder persönlichen Briefanreden mit zwei unabhängigen Namen.
Wozu dient die Funktion «Netz»?
Mehrfach benutzte Bausteine für Institutionen, Personen und Adressen erscheinen aufgelistet und geben Ihnen z.B. Antwort auf Fragen wie: Welche Firmen sind an dieser Adresse domiziliert? Wo überall ist diese Person tätig? Welche Personen arbeiten bei dieser Firma?
Wie werden die Anreden verwaltet?
Die Anredefunktion zeichnet sich durch eine spezielle Flexibilität aus. Das Produkt verfügt über mehr als 80 verschiedene Anreden für Einzel- und Doppeladressen (wahlweise mit Du oder mit Sie angeredet und abhängig von der Sprache der AdressatInnen), die beliebig angepasst und aktiviert werden können. Weitere können durch Sie jederzeit hinzugefügt werden.
Beispiel: «Sehr geehrter Herr Prof. Winter, liebe Eva, werte Kolleginnen und Kollegen»
Wie erfolgt die Formatierung von Telefonnummern?
Nachdem die Landeskennzahl feststeht, kann von der Maschine aus einer Liste von Ländern automatisch die dort geläufige Formatierung ermittelt werden. Sobald eine hinreichend lange Zahlenfolge ins Telefonfeld eingegeben und die danebenstehende !-Taste aktiviert wird, werden Landeskennzahl und Trennzeichen hinzugefügt. So wird z.B. aus 0313526830 nach Umformatierung +41 31 352 68 30 ebenso aus xx123 456()731hisxi3p52&rr6830. Bei Eingabe von 3526830 erfolgt hingegen eine Fehlermeldung, weil zu wenig Ziffern bekannt sind.
Anrede per Du oder per Sie?
Für jeden Datensatz kann individuell eingestellt werden, ob im Briefverkehr die Anrede «Du» oder «Sie» verwendet werden soll. Dies gilt auch für Adressen mit zwei Namen.
Wie erfolgt die Erstellung von Serienbriefen und Serienrechnungen?
Sie schreiben einen Brief in der Datei BRIEF oder eine Musterrechnung in der Datei DEBITOR und markieren ihn/sie als Musterbrief bzw. Musterrechnung. Dann wählen Sie die Adressaten in der Datei PERSON aus und starten durch die Taste «Brief!» bzw. «Debitor!» der Vorgang. Am Ende befinden sich die so erstellten Dokumente in der Datei BRIEF bzw. DEBITOR.
Können Briefe und Rechnungen auch als elektronische Post versandt werden?
Ja. Vor jedem Versand von Briefen oder Rechnungen kann deren Ausgabe vorgängig festgelegt werden: auf Papier (weiss oder vorgedruckt), als .pdf-Anhang zu einem Mail oder einfach nur als elektronische Post.
Kann ich elektronische Briefe/Rechnungen an mehrere Adressen versenden?
Ja. Das oben Gesagte gilt natürlich auch für Serienbriefe und Serienrechnungen.
Lassen sich mit anderen Programmen Adressdaten austauschen?
Ja. Es existiert eine Export-Import-Funktion für Adressdaten: Zusätzlich zu Name und Vorname können wahlweise alle relevanten Textfelder des Layouts «Übersicht» und zusätzlich das Notizfeld im Layout «Merkmale» in ein .vcf Dokument exportiert oder aus einem solchen importiert werden.